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Getting Things Done (GTD) de David Allen, incrementa tu productividad

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El primer paso para ser más productivo y sacar más trabajo en el mismo tiempo es básico y obvio: organizarse. Antes de ponerte a trabajar tienes que tener claro en qué deberías trabajar, sino mal vamos. Para ser más productivo necesitas un lugar donde volcar todas tus ideas, tus tareas pendientes, las llamadas que tienes que hacer y los emails que tienes que enviar; y luego necesitas una metodología para procesar todo eso y hacerlo.

Getting Things Done de David AllenEl sistema Getting Things Done, conocido también por las siglas GTD, es una metodología de gestión de acciones inventada por David Allen. El objetivo de este sistema es quitaros de la cabeza todo lo que tiene que ver con tareas que debes recordar hacer, o qué tienes que hacer a continuación. El sistema lo hace por ti, liberando tu mente de una carga importante y dándote tiempo para pensar en cosas más importantes. Si os interesa entrar al detalle existe un libro con el mismo título escrito por su creador que entra más al detalle, pero en este artículo os voy a dar la información suficiente para que empecéis a implantarlo en vuestra rutina diaria.

En la filosofía GTD, todo es una acción, y el sistema es tan simple como pasar todas las acciones que debemos hacer por un flujo determinado de decisiones de forma que ésta acabe en el lugar que le corresponde. Pero empecemos por el principio.

Volcar tus pensamientos

Al comenzar a utilizar el sistema GTD tendrás que hacer un esfuerzo por volcar todos tus pensamientos en forma de acciones. ¿Qué tienes pendiente por hacer? Debes crear acciones para absolutamente todo lo que tengas que hacer: llamar a alguien, escribir una entrada en un blog o ir a comprar el pan. Como véis, GTD no sólo sirve para organizar tareas relacionadas con el trabajo, sino también todo lo que tengas que hacer en tu vida personal. Ten en cuenta al hacerlo que tienes que discriminar entre acciones realizables de una sola vez y proyectos. En terminología GTD un proyecto no es más que un fin que debemos conseguir para el cual necesitamos realizar múltiples acciones. Una vez tienes todas las cosas que tienes que hacer en la bandeja de entrada, pasamos a la siguiente fase.

Procesar elementos de la bandeja de entrada

Flujo de trabajo de Getting Things Done - GTDAhora que tienes todo lo que debes hacer introducido en el sistema, es hora de decidir qué hacer con cada cosa. Para ello debes hacerte una serie de preguntas sobre cada elemento acorde con el flujo de trabajo de Getting Things Done.

¿Se puede ejecutar?

Si un elemento no es accionable, es decir no se puede ejecutar, no hay mucho que podamos hacer con él. Si no es útil o es una notificación (por ejemplo, nos avisa de que un usuario ha escrito un comentario en nuestro blog) podemos simplemente eliminarlo tras absorber la información que nos proporciona (o guardarlo en una "papelera" por si acaso). Si se trata de información útil que no es accionable pero queremos conservar, lo guardaremos como referencia en un lugar al uso. Por último, si es una acción o un proyecto pero ahora no queremos hacerlo porque el momento no es el adecuado, podemos aplazarlo indefinidamente poniéndolo en el apartado de "Algún día / Quizás". Hay que tener en cuenta que esta última opción no es para cosas que no nos apetece hacer, sin para aquellos proyectos que por vagamente definidos, por ambiciosos o por falta de tiempo, no podemos llevar a cabo ahora. Como véis, esta es la mejor fase de todas, porque elimina elementos de tu bandeja de entrada sin ningún esfuerzo por tu parte.

Se puede accionar, pero no es posible hacerlo de una vez

Si un elemento es accionable pero no se puede hacer de una sola vez, entonces se trata de un proyecto. "Crear una web", "Comprar una casa" o "Preparar un viaje" son ejemplos de proyectos, pues todos requieren múltiples acciones para completarse. Cada proyecto es a su vez una serie de acciones individuales que deben ser ejecutadas en un orden concreto. Si finalmente acabáis utilizando un programa de gestión de email como herramienta para implementar el método GTD, un proyecto estaría representado por una carpeta donde iríais guardando el correo -leído y no leído- sobre un determinado fin.

Se puede accionar, y además puede hacerse en 2 minutos o menos

Si una acción te llevará 2 minutos, hazla!Este es uno de los principios más importantes del sistema GTD, así que prestad atención: si cae en vuestras manos algo que puede hacerse en dos minutos o menos, no os lo penséis y ¡hacedlo! Tomáos esos dos minutos y haced el elemento, luego lo borráis de vuestra bandeja de entrada. La idea detrás de esto es que si archiváis todas esas tareas minúsculas que vale más la pena hacer sin pensarlo dos veces, acabaréis teniendo demasiadas que revisar y decidir si hacer o no, lo que os tomará más tiempo que hacerlas desde un primer momento.

Se puede accionar, peeero casi mejor que lo haga otra persona

Dentro de las opciones disponibles para una acción individual que tomaría más de 2 minutos, está la de delegar. Es importante saber cuando es mejor delegar para que todo lo que debe hacerse acabe por completarse. No sirve de nada que tengamos tareas pendientes en nuestra bandeja para los próximos 3 meses si alguien podría hacerse cargo de ellas igual de bien o mejor que nosotros. Por eso, cuando tengáis una acción que deba hacer otra persona, o estéis saturados de trabajo, no dudéis en delegar. Sin embargo, es útil crearse una "acción" o elemento en otra carpeta "Esperando" para acordaros de que habéis delegado una tarea que tiene que hacerse, y por tanto tenéis que saber cómo acaba desarrollándose por parte de la persona a la que delegáis.

Se puede accionar, aunque no necesito hacerlo ahora

Todas aquellas acciones que dependan de una fecha concreta, como por ejemplo asistir a una reunión, deben ser añadidas a un calendario. Creáis una nueva cita y os olvidáis de ello hasta que os salte un aviso. Tened en cuenta que no sólo se trata de reuniones y similares, también puede que tengas que entregar un artículo para una revista dentro de dos semanas, y sabiendo que eso te tomará unas 3 horas, decides crear una cita en tu calendario que tome tres horas para un par de días antes de la fecha de entrega. Así tienes tiempo de trabajar en cosas más prioritarias ahora, pero liberas tu mente al no necesitar acordarte constantemente de escribir ese artículo tan importante.

Se puede accionar, debo hacerlo yo y tiene que estar lo antes posible

Es aquí donde caerán la mayoría de elementos: las acciones siguientes. Es una lista ordenada por fecha o prioridad, según tus necesidades. Si tienes la bandeja de entrada vacía, tienes que estar trabajando en algo, ¿en qué? Ese es el objetivo fundamental del sistema Getting Things Done, indicarte en todo momento cuál es la siguiente acción a realizar.

Revisar todas tus acciones pendientes

Otra fase clave del método GTD es la de revisar todas tus acciones pendientes. Una vez al día debes repasar tu calendario para ese día, para que sepas qué tareas van a requerir tu atención en un momento determinado del día, así como todas aquellas tareas de las carpetas "Acciones Siguientes" y "Esperando". Por supuesto, la bandeja de entrada tenéis que revisarla constantemente para que los elementos se procesen en cuanto lleguen. Esa revisión os pondrá al día sobre todo lo que tenéis que hacer durante el transcurso del día.

Además, una vez a la semana hay que hacer una revisión más exhaustiva de todo, repasando la carpeta "Algún día/Quizás" y todos los proyectos, referencias que hayas dejado pendientes de leer, calendario para la semana siguiente, etc. Esto te permitirá avanzarte y prepararte para la próxima semana y te ofrecerá volver a pensar en esas tareas definidas más vagamente (carpeta "Algún día") y ver si ya es hora de pasarlas a "Acciones Siguientes" o si, pensándolo mejor, vale más la pena eliminarla por completo.

Conclusión

Como seguramente os habéis dado cuenta, el sistema Getting Things Done de David Allen es simple a la par que muy útil para mantener todos nuestros asuntos al día. Eso sí, como cualquier otra metodología  de organización, no sirve de nada si no tenemos la disciplina necesaria para llevarla a cabo a rajatabla. En otro artículo os hablaré de los mejores programas de GTD para Windows y Mac para que podáis implementar este método de trabajo fácilmente, mientras tanto, empezad a volcar vuestros pensamientos.

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Comentarios Getting Things Done (GTD) de David Allen, incrementa tu productividad

Hola Manuel, antes que nada felicitarte por tu blog, ha sido una grata sorpresa dar con él. Por otro lado tengo encargado él libro de David Allen, ya que no me ha sido posible conseguirlo. He leido algo sobre el metodo GTD en diversos blog y creo que es una buena forma de marcarnos objetivos y conseguirlos.
A veces tenemos muchas ídeas y proyectos en la mente, lo que nos falta es entrar en acción para conseguirlos.
Saludos
Exacto Marbeg, muchas veces sólo hace falta esforzarse un poco para conseguir nuestras metas. Y muchas gracias por las felicitaaciones, me alegro de que te guste el blog.
Hola a todos:

Soy usuario particular del sistema GTD de David Allen y utilizo ThinkingRock www.trgrd.com.au

Creo es la aplicación que mejor implementa la filosofía GTD.

Hasta ahora esta herramienta estaba disponible sólo en inglés y muchas personas como yo teníamos algunas dificultades en sacarle el máximo provecho por las cuestiones idiomáticas.

Así que un día me decidí y me puse manos a la obra a ayudando a Claire y Jeremy (los creadores de ThinkingRock) en la traducción al español.

En estos momentos se encuentran ahora probando la nueva versión y en breve estará disponible en varios idiomas para su descarga, entre ellos el español.

Además, para ir abriendo boca, también he traducido los primeros tres artículos que estaban disponibles en la web de ThinkingRock:

http://www.trgtd.com.au/index.php?option=com_content&view=category&id=45:segetstarted&Itemid=82&layout=default

De esta forma aporto mi grano de arena a la comunidad de la que tanto me he nutrido en relación al uso y mejor entendimiento del GTD.

En fin, espero que os sea útil. Si teneis cualquier comentario no dudeis en enviarme un correo.

Un saludo y enhorabuena por el blog.

Miguel Ángel
romeroarcas@gmail.com
Miguel Angel Miguel Angel 07/03/2009 a las 10:56
[...]el diagrama de flujo original. (Fuente:  El desarrollo personal).   2 - Un resumen de la metodología Getting Things Done, bastante detallado y en castellano, puede leerse en el blog  Marble Station. 3 - El resumen del libro (35 páginas, en inglés) "Execution: The Discipline of Getting Things Done", de Larry Bossidy & Ram Charan[...]
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